Les acteurs de la grande distribution généralisent l’échange électronique de fiches produits alimentaires. Il s’agit de fiabiliser les informations produits et logistique et d’accélérer la mise en rayon. L’intégration des secteurs non alimentaires et des informations tarifaires sont au menu cette année.

La chasse aux fichiers Excel et aux fax est ouverte. Encore largement utilisés par les industriels pour communiquer les informations produits (taille, poids…) et les prix aux distributeurs, ces supports sont peu à peu routés vers le canal informatique. Tel est en tout cas le souhait de les enseignes de la grande distribution, qui poussent leurs fournisseurs à s’équiper de catalogues électroniques, afin d’échanger des fiches produits dématérialisées.

Dit autrement, cet outil permet de synchroniser et d’aligner instantanément l’ensemble des informations. « L’enjeu principal pour nous, c’est la qualité et la fiabilité de ces données, explique Éric Guilbert, responsable des échange de données informatisées (EDI) chez Auchan. Car actuellement, entre le référentiel présent chez le fournisseur et celui que l’on retrouve dans nos systèmes d’informations, les données sont loin d’être concordantes. »

Jusqu’à présent, la grande majorité des fournisseurs continuent à envoyer par courriel leurs tableaux de données, comportant les informations produits saisies manuellement. Pour une même référence de PGC, l’opération est répétée autant de fois qu’il y a de distributeurs. « Et tous ne demandent pas les mêmes informations », témoigne Dominique Gerelli, directeur du support de la supply chain de Sara Lee France.

Diminuer les erreurs de saisies manuelles

De leur côté, les clients doivent réceptionner ces informations et les saisir à nouveau, au rythme des référencements et des changements affectant la vie du produit, telle la modification de packaging. Ce travail fastidieux provoque des erreurs de saisie. Les acteurs estiment à 10 % le taux d’erreur chez le fournisseur et, à nouveau, 10 % chez le distributeur. Les conséquences de ce mauvais alignement de données sont parfois désastreuses. Un simple écart de poids de l’unité de vente consommateur peut désorganiser le chargement du camion de livraison. « Il est arrivé que la commande dépasse la limite de charge du véhicule », souligne Éric Guilbert.

Le catalogue électronique offre l’occasion d’une refonte totale des processus. Avec, d’abord, la perspective d’un parfait alignement des données. Celles-ci ne seront plus saisies qu’une seule fois chez l’industriel, pour s’intégrer automatiquement chez le distributeur. Ceci laisse entrevoir des gains potentiels liés à la suppression de tâches administratives redondantes. Selon GS1, le coût de gestion de la fiche produit passerait de 65 E à 10 E.

Pour réussir cette transition, enseignes et industriels travaillent depuis des années au sein de l’organisme paritaire GS1, qui promeut des standards d’échange. Il s’agit de définir deux niveaux de standards. Le premier niveau concerne l’outil et le format informatiques. Un réseau GDSN (Global Data Synchronisation Network) a vu le jour, qui permet de relier plusieurs types de catalogues. Ensuite, les deux parties se sont entendues sur le contenu de la fiche produit. En France, elle comporte près de 110 attributs, dont 40 obligatoires : le code-produit (GTIN), la classification (GPC)… En principe, une seule et même fiche produit standard sera donc bientôt suffisante pour renseigner la plupart des distributeurs.

Auchan cible ses 200 premiers fournisseurs

Ce prérequis était nécessaire pour convaincre les fournisseurs d’investir dans les catalogues électroniques. « Ils sont plutôt réceptifs, voire demandeurs, car les gains peuvent être très importants chez eux, observe Éric Guilbert. Prenons l’exemple du fournisseur-fabricant qui traite avec cinq centrales d’achats. Ce sont autant de navettes Excel en cas de modification d’un produit chez lui. Il existe de forts potentiels de gains, ne serait ce qu’au niveau de la saisie. » Après plusieurs ballons d’essais en 2009 avec une trentaine de fournisseurs, Auchan prépare pour cette année un catalogue électronique pour tous ses hypers dans l’alimentaire. « Nous avons opté pour une application stricte des standards GS1, reprend le responsable. La cible probable, ce sont les 200 plus gros fournisseurs de PGC. »

Si l’échange de données produits constitue la première brique du projet de catalogue électronique, sa logique tend, à terme, vers l’extension du périmètre d’utilisation. Au non-alimentaire, bien sûr, mais aussi et surtout à l’intégration du prix. Ou plutôt des prix, sachant que les échanges se sont multipliés pour un même produit, au rythme des opérations promotionnelles des enseignes.

Provera et Carrefour avancent sur le prix

Actuellement, GS1 planche sur la donnée prix, l’objectif étant, là encore, de standardiser les données dès cette année. Un sujet délicat. « Même pour les données neutres comme la logistique, tous les distributeurs ne respectent pas les standards, observe Patrice Minzolini, responsable des partenariats logistiques de Cadbury. Alors, pour le prix, c’est un vrai casse-tête. Chaque enseigne traite de manière différente les éléments concernant la TVA, les remises ou les promotions. »

Les discussions se nourrissent de deux expériences menées en France. L’une est celle de Provera, pionnier du catalogue électronique dans l’Hexagone. La centrale d’achats de Cora et de Match a adopté la fiche produit dès 2005 avec, en plus, des éléments tarifaires liés aux promotions. « Aujourd’hui, 95 % de nos références alimentaires en promo sont sous fiches produits électroniques », annonce Ménouar Lounes, administrateur du référentiel. Pour 2010, Provera va développer l’intégration des données prix permanents. L’élargissement de l’usage du catalogue au non-alimentaire est aussi d’actualité, de même que l’amélioration de la qualité du contenu des fiches.

Un pilote Carrefour à Taïwan

Outre Cora, une autre expérimentation d’intégration du prix vient de commencer chez Carrefour, avec des éléments standardisés prochainement par GS1. Le groupe a déjà bien avancé sur l’alimentaire : en France, la quasi-totalité des fournisseurs de PGC peuvent échanger des fiches produits avec le distributeur.

« Les projets sont bien avancés en Europe, notamment en France et en Espagne, indique Ghislain Esquerre, directeur du centre de compétences B to B de Carrefour. L’objectif est de déployer la synchronisation des données sous trois ans dans la totalité des pays où notre groupe est présent, en Amérique du Sud et en Asie notamment. Hors Europe, un pilote est actuellement en cours à Taïwan. L’ambition est de couvrir aussi bien l’alimentaire que le non-alimentaire et les éléments de prix. » Pour le deuxième distributeur mondial, les gains seront à la mesure de l’épaisseur de son catalogue, riche de plus de 2,5 millions de produits.

Florent Maillet, LSA n°2127